Février 2016 : je suis complètement débordée.

Bonjour à tous et désolée pour ces longs jours sans article.

Le titre en dit long du pourquoi du comment. Entre le lancement de notre start-up Chez Robert, l’auto-entreprise, le lancement de Source’inn et notre première formation communication digitale, le projet de refonte du site du cabinet Schmidt, le lancement de la start-up Woov.in …. Oui, je suis complètement débordée. De nature à toujours vouloir faire plein de choses, j’avoue que ça me va bien d’être très occupée, mais le problème, c’est que je manque d’organisation.

Avoir des projets pleins la tête, c’est bien, mais comment s’organiser?

Pour certains, je peux paraître la « reine de l’organisation ». Presque tout est planifié sur mon super Google Agenda, avec des codes couleurs et des agendas différenciés, entre le pro et le perso.

pingouin au travail

Non, en fait, je ne suis pas organisée, car dans ma tête c’est le bordel. J’ai l’impression de courir de partout, je pense à tout en même temps et parfois il m’arrive de commencer 3 ou 4 tâches en simultané, sans vraiment me rendre compte de mon « inefficacité » (oui, car l’on est tout de suite plus productif quand l’on est concentré à 100% sur une seule mission).
Et le pire dans tout ça, c’est que je suis constamment connectée à Twitter et Facebook, mes deux fidèles compagnons dans ma petite veille digitale et de mon animation de pages entreprises.

Alors voici quelques unes de mes techniques, qui me facilitent la vie de tous les jours.

1. Avoir des petits rituels

Mes petits rituels m’aident à m’organiser. C’est mes petites habitudes qui facilitent l’organisation de mes semaines. Je sais à peu près à quoi ressemblera mes semaines à venir et je trouve ça rassurant.

  • Tout les lundis soirs, c’est soirée Robert avec l’équipe. On se fait une bonne bouffe à la maison et on travaille à fond sur l’ordre du jour. Depuis décembre, c’est devenu notre rituel, et on essaie de s’y tenir chaque semaine (ou presque !).

J’ai d’autres rituels dans ma semaine. Certains sont moins réguliers que d’autres, car j’ai la chance d’avoir une certaine flexibilité.

  • Et le mardi et mercredi, je travaille souvent de chez moi. C’est le jour où je lance les lessives, où je vais faire mes petites courses et même parfois je cuisine ! …
  • Le jeudi, je vais souvent à Col’inn. Parfois, je profite d’être sur Grenoble centre pour aller boire un coup le soir avec des amis et collègues.
  • Le vendredi, je vais travailler toute la journée au cabinet Schmidt (l’entreprise de mes parents; j’essaie de leur donner un coup de main dans leur stratégie de communication). J’en profite pour manger avec ma grand-mère et aller voir ma petite jument. C’est le vendredi et j’aime bien finir la semaine comme cela.

Bref, une vie bien rythmée, sans compter les week-ends biens chargés et les sorties sportives (le sport, c’est ma drogue, mon équilibre de vie).

J’aime ma vie et je voudrais en aucun cas l’échanger avec quelqu’un d’autre. J’ai l’impression d’être dans un épanouissement total, même si la fatigue prend parfois le dessus.

2. Savoir s’écouter et profiter de sa liberté

L’avantage, quand tu es freelance, c’est que tu est libre de tes horaires, de ton rythme, de l’organisation de tes journées. Bien sûr, cela a ses avantages et ses inconvénients, puisque cela nécessite une grande capacité d’organisation.

liberté freelance

Quand je ne me sens pas efficace et qu’il faut grand soleil, ça m’arrive de partir prendre l’air et abandonner mon ordinateur pour une paire d’heure. « Tant pis, je me rattraperais ce soir ! ». Le problème à cela, c’est que si vous ne vivez pas seul, vous devez aussi vous adapter aux rythmes de vos proches (de vos enfants, de votre conjoint, de vos amis…). Pour moi, mon conjoint a des horaires de salarié et quand il rentre en fin de journée, il m’est difficile de continuer à travailler toute la soirée ! Même s’il m’aide beaucoup et me soutient à fond dans ma démarche, il faut aussi savoir profiter de la vie et ne pas se couper du monde.

Je suis persuadée qu’un équilibre de vie et notre bien-être physique et psychologique favorisent notre efficacité au travail.

C’est pourquoi j’essaie d’y prêter attention et ne pas me laisser déborder. Dans ce fameux Google Agenda, je laisse une place à la famille, au sport, à mes amis ! Evidemment, je m’adapte à ma charge de travail et aux urgences, cela va de soi…

3. Connaître sa capacité à travailler et ses limites

Etre freelance, c’est aussi bien se connaitre. Oui, car lorsque nous acceptons des missions, il faut considérer l’ensemble des choses à faire et des difficultés à surmonter, ainsi que notre capacité à bien répondre à la demande. Dans notre situation, il faut donc avoir confiance en soi et cela implique de bien se connaître.

Oui, car au delà de nos compétences, il y a notre capacité de travail. Etes-vous prêt à gérer 5 contrats simultanément, en plus de tout ce que vous avez à faire pour votre entreprise ? Pour cela, il est important de savoir quantifier une mission. D’une, pour pouvoir bien chiffrer votre devis, de deux pour vous organiser. Vous pouvez lire aussi « combien facturer en tant qu’indépendant« .

Cette partie quantification présente pour moi l’une des plus grandes difficultés. Parce que je suis jeune et je n’ai donc que trop peu de recul sur mon expérience. Même si je baigne dans dans tout cela depuis 5 ans, à travers les études et de multiples projets personnels et professionnels, j’ai aussi l’impression que c’est tout nouveau pour moi. Je découvre chaque jour de nouvelles choses, j’apprend constamment (et c’est merveilleux !).

4. Avoir des outils qui nous facilitent la vie

Oui, pour s’organiser, il faut avoir des outils qui vont structurer notre organisation. Après, beaucoup dépendent de notre activité. Mon activité nécessite de nombreux logiciels, la connexion internet (c’est non-négociable), des outils de gestion d’animation de réseaux sociaux et des outils de gestion de projets (oui oui, tout ça tout ça !).

  • Buffer, Hootsuite, EveryPost

Concernant les outils, j’utilise Buffer pour programmer chaque semaine mon petit « programme de tweets ». Je partage une petite veille, pour assurer un minimum d’activité sur mon compte @SchmLea. J’en profite pour programmer la publication de quelques articles intéressants sur ma page Facebook LA Studio.

Mais il existe d’autres outils de publication très pratiques. J’ai  déjà essayé Hootsuite lors d’un stage et je le trouve vraiment pas mal. Après, à vous de choisir (vous pouvez lire cet article : « Hootsuite Vs Buffer« , ou encore comparer Buffer Hootsuite et EveryPost en infographie, cela vous aidera peut-être à choisir).

J’ai également testé pendant une semaine Digimind. Cet outil est adapté à la veille et à l’analyse et il est extrêmement puissant. Après avoir définit des sujets ou des entreprises que vous souhaitez suivre, vous obtenez un tableau de bord très complet (qui peut paraître complexe au premier abord) il y a toute une partie « listening » (les tendances, le dates clés, les lieux, les cibles, les influenceurs etc.). L’outil est idéal pour un benchmark précis d’entreprises et de sujets, mais ne convient pas à une petite entreprise puisqu’il coûte plutôt très cher (~500€/mois). Toute fois, il était très intéressant de le découvrir, je vous recommande !

Visualisation de l'interface digimind

  • Canva, Photoshop & Illustrator

En tant que communicante, il me faut des images pour illustrer mes messages. Souvent, je prend une photo avec mon appareil, j’ajoute quelques filtres et du texte, je centre, et bingo. Pour cela, il existe plusieurs outils, libres de droit ou pas. Pour en savoir plus, je vous invite à lire les 10 bons outils pour créer des images épatantes

  • Trello, Evernote, TODO List

Il existe une multitude d’outils pour mettre à plat toutes ses tâches à faire et ranger tout ça dans des dossiers. On y voit toujours plus claire quand c’est ranger ! Pour mon usage personnel et sur les missions où je travaille seule, j’utilise le bon vieux papier crayon. J’ai toujours mon petit cahier avec moi, je gribouille dessus tout le temps. J’aime cocher et rayer les tâches terminées, ça me donne une certaine satisfaction.

Sinon, en équipe, j’utilise Trello pour les TODO List et les penses bêtes. Même si l’outil est limité, il est facile à prendre en main et convient tout à fait. Je vous propose de découvrir les 10 outils pour bien s’organiser pour en trouver un qui vous convient !

5. Bien dormir et bien manger, c’est la clé du succès

Pour finir, je dirais que l’énergie est quelque chose d’essentiel et contribue fortement à votre réussite. Déjà, manger équilibrer vous apporte de l’énergie et sera donc que bénéfique pour votre activité. Et concernant le sommeil… On le sais tous, c’est important ! Quand j’ai les yeux qui piquent et que je travaille sur l’ordinateur, je constate bien que je ne suis pas efficace, c’est indéniable ! … Donc un conseil, dormez bien (même si je ne suis justement pas tout le temps l’exemple à suivre). Si vous avez des difficultés à dormir, je vous invite à lire ces 13 conseils pour mieux dormir.

petit chat que dort

Merci de votre lecture ! Pour moi, je retourne à mes projets ! Cette semaine, je me concentre sur le projet Robert car nous partons vendredi 26 à l’Agreen Start-up à Paris. Tout s’enchaine, mais nous sommes très contents de voir que cela avance à grand pas. Si vous voulez suivre le projet, je vous invite à nous donner votre adresse mail sur le site Chez-Robert.fr, vous en saurez plus très vite !

N’hésitez pas à laisser un commentaire pour partager votre expérience, des outils ou des conseils.

Belle semaine à vous, Léa.

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